Diffuser des standards d'interopérabilité : atouts et contraintes des méta-organisations

Le Centre québécois d'excellence numérique (CQEN) a conclu un partenariat avec le Centre de recherche en technologies de l'information et affaires (CeRTIA) de l'Université Laval, afin d'alimenter la conception du « Plan d'action favorisant un gouvernement ouvert 2023-2025 », et plus spécifiquement l'action se concentrant sur le déploiement d'écosystèmes numériques québécois. Ce mandat consistait en deux livrables : une étude théorique, destinée à présenter un état des lieux des connaissances scientifiques (remis le 30 novembre 2022); et la présente étude empirique, destinée à vérifier et compléter ces connaissances, ainsi qu'à les appliquer aux réalités et spécificités du contexte québécois. Des méta-organisations leaders de la numérisation des écosystèmes québécois. Les systèmes d'information inter-organisationnels (SIIO) permettent à des organisations d'automatiser la transmission de données, et ainsi de mutualiser leurs données à l'échelle de l'écosystème. Les initiatives Géofluence, menée par les organismes de bassins versant, et RESAM, menée par les groupements forestiers, sont deux exemples de SIIO québécois, destinés à améliorer la gestion des données au sein de leurs écosystèmes respectifs, et d'en faciliter la transmission aux ministères. Les méta-organisations de chacun de ces écosystèmes, nommément le Regroupement des organismes de bassins versants du Québec (ROBVQ) et Groupements forestiers Québec (GFQ) ont joué un rôle clé dans l'émergence et la pérennisation de ces deux SIIO. Néanmoins, la conduite du changement s'est déroulée au sein d'environnements particulièrement complexes, caractérisés par une multiplicité d'acteurs décidant de manière autonome de soutenir (ou non) l'émergence de ces SIIO. En particulier, adopter un SIIO requiert que les acteurs d'un écosystème s'accordent et adoptent de manière relativement simultanée des standards d'interopérabilité, permettant a minima de standardiser les données (standards sémantique), voire d'en automatiser la transmission entre leurs systèmes respectifs (standards techniques). La présente recherche s'intéresse aux facteurs qui ont renforcé (ou affaibli) la disposition des méta-organisations à équiper leur écosystème d'un SIIO. La disposition au changement numérique est composée de trois dimensions. Une dimension dispositionnelle, qui renvoie aux caractéristiques internes de la méta-organisation. Une dimension contextuelle, qui fait référence aux acteurs opérant autour de la méta-organisation. Et une dimension technologique, qui porte sur les caractéristiques et perceptions des outils techniques utilisés pour réaliser le SIIO. Les composantes de la disposition des méta-organisations à s'équiper d'un SIIO. Les SIIO étudiés ont émergé à partir d'un besoin collectif d'améliorer le partage de données entre les acteurs de l'écosystème, et de faciliter le transfert de ces données aux ministères. Les processus préexistants (envoi manuel de fichiers non-standardisés) demandaient un travail conséquent de la part de l'ensemble des acteurs pour transmettre et consolider les données, et débouchaient sur des bases de données à la fois incomplètes et difficiles d'accès. Les solutions propriétaires ont été délaissées au profit de solutions open source offrant une plus grande flexibilité et un meilleur contrôle sur les données. Les méta-organisations ont démontré deux atouts-clés dans la gestion du changement amenant à l'émergence de ces SIIO. D'une part, elles ont permis aux projets de SIIO de passer à l'échelle, en créant la confiance et en mobilisant les organisations de leur écosystème, ainsi qu'en établissant et animant des cadres de gouvernance adaptés à la gestion de ressources mutualisées. D'autre part, elles ont offert aux employés ministériels une plateforme d'expérimentation flexible, permettant à ces derniers de conduire des projets expérimentaux d'échanges de données avec les écosystèmes partenaires. La disposition des méta-organisations étudiées a été influencée par l'évolution de leur contexte. En particulier, les organisations-membres ont progressivement recruté des employés ayant des expertises en gestion de bases de données, créant de nouveaux besoins et opportunités de collaboration à l'échelle de l'écosystème. En outre, les écosystèmes étaient caractérisés par une culture de coopération, et une absence de compétition entre les membres. Enfin, l'implication des ministères peut contribuer à renforcer la disposition des méta-organisations, que ce soit à travers une reconnaissance de l'opportunité des projets de SIIO, ou par des actions encourageant (voire contraignant) leur utilisation. Les caractéristiques internes aux méta-organisations influencent également leur disposition à équiper leur écosystème d'un SIIO. Elles ont besoin d'avoir accès à des ressources et expertises, en interne et facilement mobilisables parmi leur écosystème. Leur structure de gouvernance peut également nécessiter de s'adapter aux particularités du SIIO, typiquement en créant de nouvelles communautés de pratique, et en établissant un comité exécutif ouvert exclusivement aux organisations utilisatrices du SIIO et finançant ce dernier. Enfin, la disposition des méta-organisations est influencée par leur environnement technologique. L'accès à la connexion internet demeure une problématique pour certains secteurs, notamment dans les zones éloignées des centres urbains. Les concepteurs de SIIO ont également besoin de se reposer sur des standards reconnus et pérennes : l'action gouvernementale peut être attendue pour définir des standards sectoriels, et ainsi en favoriser l'adoption. Ces standards sont notamment nécessaires pour assurer une uniformisation des données elles-mêmes (standards sémantiques), mais aussi pour permettre aux différents outils d'échanger ces données entre eux (standards techniques). Favoriser l'émergence d'écosystèmes numériques québécois. Les résultats de notre recherche nous ont permis d'identifier certaines actions qui pourraient contribuer à renforcer la disposition des méta-organisations à équiper leurs écosystèmes respectifs d'un SIIO. Ces actions incluent le renforcement de la cohérence de l'action publique à travers les différentes directions ministérielles; un soutien aux initiatives des méta-organisations cherchant à stimuler l'innovation autour de projets de SIIO; ainsi que la définition et la diffusion de standards sémantiques et techniques. En conclusion. Les SIIO émergent et évoluent au sein d'environnements interopérables. Un environnement interopérable se construit à quatre niveaux : intervention gouvernementale et cadre réglementaire (interopérabilité légale); collaboration inter-organisationnelle (interopérabilité organisationnelle); structuration des données (interopérabilité sémantique); protocoles d'échanges de données (interopérabilité technique). Les méta-organisations sont des plateformes à la rencontre des acteurs gouvernementaux et des écosystèmes organisationnels, offrant un cadre d'expérimentation et d'apprentissage collectif. Le soutien et l'implication de ces parties prenantes est une composante essentielle à la disposition des méta-organisations d'engager une stratégie de SIIO pour leur écosystème.