Proyecto de factibilidad para la implementación de sistemas de gestión documental en las instituciones de educación superior

La presente investigación desarrolla el análisis de factibilidad para la implementación del sistema Quipux con el propósito de fortalecer los procesos internos en la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo - ESPOCH. Se trata de una investigación cuali-cuantitativa y modalidad descriptiva. Se realizó una evaluación numérica a las encuestas planteadas, para analizar en el paquete estadístico Google Form. La población que intervino en el estudio de mercado son los diferentes departamentos del nivel asesor y nivel de apoyo de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, que en total suman 1278 de donde la muestra es 246. En el estudio técnico la investigación propone un sistema de gestión documental tipo informático y con capacidad de respaldo físico el cual puede ser ajustado de acuerdo a las necesidades. En el ámbito económico se determinó una inversión de $ 1000 dólares de los estados unidos, Lo que contempla la parte ambiental el impacto es favorable ya que contribuye a la conservación del medio ambiente. La investigación es factible en sus dimensiones técnica, económica y ambiental para satisfacer la demanda de los funcionarios de la ESPOCH, será necesario atender a otros sectores vulnerables que podrían ser potenciales beneficiarios de la investigación que se llevó a cabo para un beneficio mancomunado para la Institución. Una vez que se ha procedido con el análisis de los resultados obtenidos, se determina que existen puntos críticos en los procesos internos que se generan en la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, entre los que se indican mucho tiempo en la emisión y recepción de documentación, el uso excesivo de papelería, como también la necesidad de los espacios apropiados para el archivo de la correspondencia que se genera diariamente. Se establece además que los procesos se retrasan en su ejecución en cada una de las áreas debido al tiempo que tardan los documentos en ser enviados y recibidos en cada una de las dependencias. Se determina la necesidad de implementar una Sistema de Gestión Documental para el fortalecimiento de los procesos internos de la ESPOCH.