Definición de un sistema de gestión documental en la Universidad Estatal de Milagro

La Universidad Estatal de Milagro requiere de carácter improrrogable de un sistema de gestión documental, el cual deberá ser compuesto de técnicas archivísticas y herramientas para administrar eficientemente los documentos generados por las actividades de sus dependencia ya que se debe atender los trámites de cada proceso institucional y tomar decisiones finales, además de la necesidad imprescindible de consultar documentos, que los mismos se encuentren organizados y disponibles con un tiempo de respuesta mínimo. La implementación de este sistema de gestión documental demandará trabajo permanente, por lo que sería necesario la creación legal de una unidad departamental que se encargue de su funcionamiento, así como también requiere de un equipo de trabajo que se encargue de gestionar los documentos de manera técnica, generando ahorro de tiempo y que sirva como un referente para las demás entidades públicas en cuanto a la organización de la documentación que respalde los hechos económicos y demás requerimientos de usuarios internos como externos, evitando demoras en su búsqueda y/o duplicidad de tareas. El contar con un sistema de gestión documental dará lugar a actividades metodológicas desde la clasificación de los documentos con el registro y entrada, la entrega del trámite de forma inmediata al proceso de encargado de realizarlo y su retroalimentación. Observando el ciclo vital de los documentos (activos, pasivos, intermedios e históricos), velará por el buen manejo de la organización, descripción, transferencia, depuración, conservación y acceso a los documentos acordes a la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, las Normas de Gestión Documental para la Entidades Públicas. En cuanto a la metodología aplicada, se consideró el método deductivo e inductivo los cuales fueron de suma importancia para la consecución de los resultados.